Manual de Usuario
Bienvenido a la documentación oficial de firmaSimple. Aquí encontrarás todo lo que necesitas para sacar el máximo partido a la plataforma, organizado por funcionalidad y plan.
| Función | Gratuito | Premium | PRO |
|---|---|---|---|
| Firma Simple | ✓ | ✓ | ✓ |
| Firmas Múltiples | — | ✓ | ✓ |
| Firma en múltiples páginas | — | ✓ | ✓ |
| SMS OTP (packs de créditos) | — | ✓ de pago | 50/mes incl. |
| Gestor avanzado | — | — | ✓ |
| Logo corporativo en emails | — | — | ✓ |
| Agenda de contactos | — | — | ✓ |
| Equipo PRO (hasta 3 miembros) | — | — | ✓ |
Firma Simple
La herramienta ideal para documentos que requieren la firma de una sola persona (autorizaciones, albaranes, consentimientos).
Cómo funciona
- Subir: En el Panel, selecciona la pestaña "Firma Simple". Arrastra tu PDF o búscalo en tu ordenador.
- Posicionar: Haz clic en el lugar exacto donde quieres que aparezca la firma. Puedes navegar entre páginas.
- Generar Enlace: Pulsa "Subir y Generar Enlace".
Opciones de envío
- Copiar Enlace: Copia la URL y envíala por WhatsApp, Slack, Telegram, etc.
- WhatsApp Web: Abre directamente un chat con el mensaje predefinido.
- Email: Usa nuestro sistema interno para enviar una notificación por correo al destinatario.
Firmas Múltiples Premium
Diseñado para contratos, acuerdos laborales o documentos que requieren la intervención de varias partes en un orden específico.
Proceso Secuencial
El sistema respeta estrictamente el orden de los firmantes. El Firmante 2 no recibirá el documento hasta que el Firmante 1 haya completado su parte.
Paso a paso
- Sube el PDF en la pestaña "Firmas Múltiples".
- Haz clic en el PDF donde debe firmar la primera persona. Rellena su Nombre y Email.
- Vuelve a hacer clic para asignar la posición del segundo firmante, y así sucesivamente.
- Asegúrate de que hay al menos 2 firmantes y que los correos son correctos.
- Al pulsar "Subir y Enviar", el sistema enviará automáticamente un correo al Firmante 1.
Firma en Múltiples Páginas Premium
Permite elegir exactamente dónde y en cuántas hojas aparecerá la rúbrica.
Modos disponibles
- Todas las Páginas: Estampa la firma en cada hoja del documento.
- Páginas Específicas: Elige manualmente en qué páginas quieres la firma. Ideal para contratos donde solo se requiere firmar ciertos anexos.
Cómo usar "Páginas Específicas"
- Sube tu PDF y selecciona la opción "Páginas Específicas".
- Navega por el documento y haz clic en cada página donde necesites la firma.
- Verás un aviso indicando qué páginas han sido marcadas.
- Pulsa la "✕" sobre un marcador para eliminarlo si te equivocas.
Funciones PRO PRO
El plan PRO está diseñado para despachos y profesionales que necesitan control avanzado, personalización corporativa y verificación de identidad reforzada.
Gestor Documental Avanzado
Panel optimizado exclusivo con gestión masiva de expedientes:
- Métricas en tiempo real: Total de documentos activos, firmados y pendientes.
- Búsqueda inteligente: Filtra por referencia, nombre o email del cliente.
- Filtros rápidos: Segmenta tu carga de trabajo con un solo clic.
- Badge OTP: Visualiza qué documentos tienen verificación SMS y su estado.
Agenda de Contactos Corporativa
- Autocompletado inteligente: Sugerencias de contactos al escribir nombre o email.
- Gestión centralizada: Administra datos desde "Mis Contactos".
Marca Blanca y Branding
- Logotipo corporativo: Tus emails de firma incluirán tu logo, sustituyendo la marca firmaSimple.
- Reply-To personalizado: Las respuestas de los clientes llegan directamente a tu bandeja de entrada.
Retención de documentos extendida
Los documentos se conservan 30 días en el servidor.
Verificación OTP por SMS — 50 SMS/mes incluidos
Incluido en el plan PRO sin coste adicional. Consulta la sección Verificación OTP por SMS para todos los detalles.
Verificación OTP por SMS PRO
La verificación OTP (One Time Password) añade un segundo factor de autenticación al proceso de firma. El firmante debe introducir un código de 6 dígitos recibido en su móvil antes de poder firmar.
¿Cómo funciona?
- Al subir el documento, activa la casilla "Verificar identidad del firmante por SMS" e introduce el teléfono del firmante en formato internacional.
- Cuando el firmante abre el enlace, el sistema le envía automáticamente el código a su móvil.
- El firmante introduce el código → se verifica → accede al documento y firma.
- El certificado queda actualizado con el registro completo del SMS.
Formato del teléfono
Siempre en formato internacional. Si introduces solo los 9 dígitos españoles, el sistema añade automáticamente el +34:
- 🇪🇸 España:
+34612345678 - 🇫🇷 Francia:
+33612345678 - 🇵🇹 Portugal:
+351912345678
¿Qué queda registrado en el certificado?
El certificado incluye la sección "Registro de Envío SMS (Twilio)" con:
- Message SID: Identificador único del SMS en los servidores de Twilio (proveedor independiente).
- Número remitente y destinatario: El número completo al que se envió el código.
- Fecha y hora de envío exacta (UTC).
- Texto literal del SMS enviado con el código.
- Segmentos y codificación técnica del mensaje.
Cuota mensual
- Cada cuenta PRO dispone de 50 SMS al mes incluidos.
- El contador se reinicia automáticamente el día 1 de cada mes.
Firma múltiple con OTP
Activa el checkbox "Verificar identidad de todos los firmantes por SMS" y aparecerá un campo de teléfono en cada firmante. Cada uno recibirá su código SMS de forma independiente cuando le toque firmar.
Equipo PRO PRO
Permite que hasta 3 colaboradores accedan a la plataforma con funciones PRO completas, todas bajo tu cuenta principal.
¿Cómo funciona?
- Ve a tu Perfil → pestaña "Equipo".
- Introduce el email del colaborador y pulsa "Invitar".
- El colaborador recibe un email de invitación y, al aceptar, su cuenta queda vinculada a la tuya con acceso PRO completo.
Gestión de Documentos
Desde el panel puedes gestionar todos tus documentos activos, firmados y pendientes. Cada documento muestra su estado, destinatario, badge OTP si aplica, y las acciones disponibles.
Estados
- Pendiente: El enlace ha sido generado pero el firmante aún no ha completado el proceso.
- Firmado: El proceso se ha completado correctamente.
Política de Retención
Los documentos se eliminan automáticamente según el plan:
- Gratuito: 7 días
- Premium: 15 días
- PRO: 30 días
Descarga siempre tus documentos a tu dispositivo como copia de seguridad.
Guía de Botones de Acción
Cada documento en el panel tiene una serie de iconos de acción. Aquí te explicamos qué hace cada uno:
| Icono | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| Copiar Enlace | Copia el enlace de firma al portapapeles para enviarlo manualmente. | |
| Ver Documento | Previsualiza el PDF en una nueva pestaña del navegador. | |
| Certificado | Solo disponible cuando el documento está firmado. Abre el Certificado de Auditoría. | |
| Enviar por Email | Envía el enlace de firma por correo electrónico directamente desde el panel. | |
| Reenviar Recordatorio | PRO Reenvía el email de firma al destinatario como recordatorio. | |
| Enviarme a Mí | PRO Envía una copia del documento firmado a tu propio correo. | |
| Eliminar | Elimina el documento permanentemente. Esta acción no se puede deshacer. |
Notificaciones y Recordatorios
firmaSimple mantiene a todas las partes informadas automáticamente.
Correos Automáticos
- Turno de Firma: Cuando es el turno de alguien, recibe un email con el enlace seguro.
- Documento Completado: Cuando todos han firmado, el creador y los firmantes reciben una copia del PDF final.
- Firma pendiente: Si se ha indicado correo electrónico, el sistema envía un recordatorio al destinatario a los dos días.
- Aviso de Caducidad: El sistema avisa antes de que un documento sea eliminado por la política de retención.
Validez Legal y Técnica
firmaSimple utiliza tecnología de firma electrónica simple conforme al Reglamento europeo eIDAS (UE) Nº 910/2014, que reconoce su efecto jurídico y admisibilidad como prueba válida.
Evidencias registradas en cada firma
- Identidad: Vinculación del firmante a través de su email y un Token único de acceso criptográfico.
- Imagen de la Firma: La representación gráfica manuscrita realizada por el usuario.
- Dirección IP: Se registra la IP pública. La ubicación geográfica es orientativa — solo el operador de telecomunicaciones puede confirmar, a requerimiento de autoridad competente, a qué titular estaba asignada esa IP.
- User Agent: Información técnica sobre el navegador y sistema operativo utilizado.
- Sellado de Tiempo: Fecha y hora exacta (segundo preciso) en la que se completó la firma.
- Huella Digital (Hash SHA-256): Código único del documento final que acredita su inmutabilidad.
- Registro de Email (Brevo): Log independiente del proveedor de envío que acredita que el email fue enviado y entregado, incluyendo Message-ID y fecha de entrega.
- Verificación OTP por SMS: Si se activa, el registro incluye el log completo del SMS (Message SID, número, fecha, texto) generado por Twilio, proveedor externo e independiente.
Certificado de Auditoría
Para cada documento firmado, firmaSimple genera automáticamente un Certificado de Auditoría accesible desde el botón "Certificado". Este documento es la prueba legal del proceso e incluye todas las evidencias digitales.
¿Qué incluye el certificado?
- Información del documento y fechas
- Partes involucradas (remitente y firmantes)
- Evidencias de firma: IP, User Agent, timestamp
- Registro de envío SMS de Twilio (si se usó OTP)
- Registro de entrega del email de Brevo
- Hash SHA-256 del documento firmado
- Código QR para verificación de autenticidad
Verificación de Autenticidad
firmaSimple ofrece una herramienta pública para que cualquier persona pueda comprobar la validez de un documento firmado.
¿Cómo comprobar un documento?
- Accede a la herramienta de Verificación.
- Sube el archivo PDF que has recibido.
- El sistema recalculará el Hash del archivo y lo comparará con nuestros registros.
Planes y Facturación
¿Cómo gestionar o cancelar mi suscripción?
- Haz clic en "Mi Perfil" en la barra de navegación.
- Ve a la pestaña "Suscripción".
- Haz clic en "Gestionar Suscripción".
Serás redirigido al portal seguro de Stripe donde puedes cambiar de plan, actualizar tu tarjeta o descargar facturas. Si cancelas, mantendrás las funciones hasta el final del periodo ya pagado.
Packs SMS OTP para Premium
Pago único sin suscripción. Los créditos no caducan. Consulta SMS OTP — Packs de créditos para más información.