Firma electrónica para abogados y despachos jurídicos: guía práctica

Los despachos de abogados son, paradójicamente, uno de los sectores que más en papel trabajan pese a que deberían ser los primeros en conocer la validez de la firma electrónica. Contratos de arrendamiento de servicios con clientes, poderes de representación, acuerdos transaccionales, convenios reguladores, acuerdos de honorarios... Todo esto puede gestionarse digitalmente con plena validez legal. Te explicamos cómo.

¿Puede un abogado usar firma electrónica simple para sus documentos?

Sí, con los mismos matices que para cualquier otro profesional. El Código Civil y el Reglamento eIDAS permiten la formalización de contratos por medios electrónicos. La particularidad del ámbito jurídico es que algunos documentos requieren intervención notarial o judicial independientemente del tipo de firma — pero esos son una minoría.

Para la gestión interna del despacho y la relación contractual con los clientes, la firma electrónica simple con trazabilidad completa es perfectamente adecuada.

Documentos que un despacho puede firmar digitalmente

• Contrato de arrendamiento de servicios jurídicos: el acuerdo entre el despacho y el cliente que fija el objeto del encargo, los honorarios y las condiciones de pago. Es el documento más importante de la relación y el que más conflictos genera cuando no está bien formalizado.
• Hoja de encargo profesional: versión más sencilla del contrato de servicios, habitual en despachos pequeños e individuales. Debe incluir el objeto del encargo, la estimación de honorarios y la forma de pago.
• Acuerdos de honorarios y provisiones de fondos: las solicitudes de provisión de fondos firmadas por el cliente tienen valor contractual y facilitan la reclamación si el cliente no paga.
• Acuerdos transaccionales entre partes: cuando el despacho ha mediado en la resolución de un conflicto entre cliente y tercero, el acuerdo transaccional puede firmarse digitalmente. Tiene valor de contrato entre las partes, aunque para ejecutarlo judicialmente necesitará homologación.
• Convenios reguladores de separación (borrador previo): el documento de trabajo que recoge los acuerdos de los cónyuges antes de su presentación en el juzgado puede firmarse digitalmente como constancia del acuerdo. La elevación a escritura pública o la homologación judicial son pasos posteriores.
• Acuerdos de confidencialidad con clientes: especialmente relevantes en asuntos de M&A, reestructuraciones o litigios de alto valor.
• Contratos con peritos, traductores y colaboradores externos: la subcontratación de servicios para un asunto específico.

El deber de confidencialidad y el RGPD en despachos

Los abogados están sujetos al deber de secreto profesional del artículo 542.3 de la LOPJ y al Estatuto General de la Abogacía. Este deber se extiende a todos los medios de comunicación y gestión documental que use el despacho, incluyendo las plataformas de firma electrónica.

Desde el punto de vista del RGPD, los datos de los clientes que se traten en la plataforma de firma electrónica deben estar cubiertos por el contrato de servicios. Es recomendable incluir en el contrato de arrendamiento de servicios una cláusula que informe al cliente del uso de herramientas de terceros para la gestión documental.

El plan PRO para despachos con equipo

Para despachos con varios abogados, el plan PRO de firmaSimple permite que hasta 3 miembros del equipo gestionen documentos bajo la misma cuenta. El gestor documental avanzado con búsqueda por referencia del asunto o email del cliente es especialmente útil para despachos con cartera amplia. Los emails de solicitud de firma llevan el logo del despacho, reforzando la imagen profesional.

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