Firma electrónica para contratos laborales: todo lo que necesitas saber

La digitalización de los procesos de RRHH avanza rápido, pero muchas empresas siguen imprimiendo contratos de trabajo, enviándolos por correo postal y esperando que vuelvan firmados. En 2025, esto no solo es innecesario: es un coste evitable. Te explicamos todo lo que necesitas saber para firmar contratos laborales de forma electrónica en España.

¿Es legal firmar un contrato laboral de forma electrónica?

Sí, es completamente legal. El marco jurídico es doble: por un lado, el Código Civil establece que los contratos son válidos en cualquier forma que se celebren cuando concurren los elementos esenciales. Por otro, el Reglamento europeo eIDAS (UE) 910/2014 reconoce la validez y admisibilidad como prueba de la firma electrónica simple en toda la Unión Europea, incluyendo España.

La Dirección General de Trabajo no prohíbe la firma electrónica en contratos laborales. Al contrario, la tendencia normativa va en la dirección de facilitar la digitalización de la relación laboral.

Qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre la forma del contrato

El artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores establece que el contrato de trabajo se podrá celebrar por escrito o de palabra. Cuando sea escrito, no exige una forma específica ni la intervención de fedatario público para la mayoría de modalidades contractuales. Lo que sí exige el ET es que determinados contratos (obra y servicio, a tiempo parcial, en prácticas, para la formación) consten por escrito.

La firma electrónica cumple el requisito de "por escrito" establecido en el Estatuto, siempre que quede constancia de la identidad de las partes y del contenido acordado.

Tipos de contrato laboral que puedes firmar digitalmente

• Contrato indefinido ordinario.
• Contrato temporal por circunstancias de la producción.
• Contrato de sustitución.
• Contrato a tiempo parcial.
• Contrato de formación en alternancia.
• Contrato para la obtención de práctica profesional.
• Prórrogas y novaciones contractuales.
• Anexos salariales y de confidencialidad.

Proceso paso a paso: cómo enviar un contrato a un trabajador con firmaSimple

1. Prepara el PDF del contrato con los datos del trabajador rellenados.
2. Súbelo a firmaSimple desde tu panel de control.
3. Posiciona el campo de firma en la página y lugar del documento donde debe aparecer la firma del trabajador.
4. Envía el enlace al email del trabajador o cópialo y envíaselo por el canal que prefieras.
5. El trabajador abre el enlace en su móvil o PC, dibuja su firma y confirma.
6. Automáticamente recibes el PDF firmado con el certificado de auditoría adjunto.

El trabajador no necesita instalarse ninguna aplicación ni crearse ninguna cuenta. El proceso completo desde que envías el enlace hasta que recibes el contrato firmado puede llevar menos de 5 minutos.

¿Y si el empleado firma desde el móvil?

Perfectamente válido. firmaSimple está optimizado para dispositivos móviles. El trabajador puede abrir el enlace desde su smartphone, revisar el contrato completo deslizando por las páginas y dibujar su firma con el dedo. El sistema registra igualmente todos los datos de trazabilidad: IP, dispositivo, navegador, fecha y hora exactas.

Esto es especialmente útil para incorporaciones urgentes, trabajadores en remoto o contratos de temporada donde la logística del papel supone un cuello de botella.

Conservación de documentos laborales: cuánto tiempo guardar los contratos

La normativa laboral española establece la obligación de conservar los contratos de trabajo y la documentación relacionada durante un mínimo de 4 años (plazo de prescripción de las infracciones laborales según la LISOS). En la práctica, muchos asesores laborales recomiendan conservarlos durante la vigencia de la relación laboral más 5 años.

Importante: firmaSimple tiene una política de retención de documentos en la plataforma (7 días para cuentas gratuitas, hasta 30 días para PRO). Esto significa que debes descargar y guardar en tus propios sistemas el PDF firmado y su certificado de auditoría una vez completado el proceso. No uses firmaSimple como archivo permanente de documentos laborales.

Ventajas para el departamento de RRHH

Más allá de la comodidad, digitalizar la firma de contratos laborales tiene beneficios concretos para cualquier departamento de personas:

• Reducción del tiempo de incorporación: el trabajador puede firmar antes de su primer día.
• Eliminación de errores de impresión y envío postal.
• Trazabilidad total: sabes exactamente cuándo firmó cada trabajador.
• Reducción de costes en papel, impresión y mensajería.
• Facilidad para equipos distribuidos o teletrabajadores.

Si gestionas los contratos de tu equipo, firmaSimple te permite empezar gratis y escalar según tus necesidades. El plan PRO incluye funcionalidades de equipo que permiten que varios miembros del departamento gestionen los documentos desde una misma cuenta.