El sector notarial y las gestorías son, paradójicamente, dos de los sectores donde más papel se sigue usando a pesar de trabajar directamente con documentos legales. Mientras la escritura pública notarial requiere siempre intervención del notario, hay una enorme cantidad de documentación auxiliar en estos despachos que puede digitalizarse completamente con firma electrónica simple.
La escritura pública notarial: los límites de la digitalización
La escritura pública es un documento que requiere la intervención personal del notario, la identificación física o fehaciente de los otorgantes, y la firma en el protocolo notarial. La firma electrónica simple no puede sustituir este proceso para los actos que la ley exige escritura pública (compraventas de inmuebles, hipotecas, poderes notariales, testamentos, constitución de sociedades).
Sin embargo, existe la escritura pública electrónica (regulada por la Ley 24/2001 y el Reglamento Notarial) que permite el otorgamiento telemático con firma electrónica cualificada en determinados supuestos. Este es un ámbito en desarrollo que va más allá de la firma electrónica simple.
Lo que sí puede digitalizarse en una notaría
La gestión interna de una notaría implica mucha documentación que no es escritura pública:
- Contratos con clientes sobre honorarios y servicios: la hoja de encargo con la estimación de aranceles y gastos.
- Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.
- Contratos con personal administrativo y auxiliar.
- Documentos previos a la escritura: borradores, propuestas, minuta previa enviada a las partes para revisión.
- Comunicaciones formales con las partes: aunque no son documentos notariales, las confirmaciones de cita y de condiciones pueden formalizarse digitalmente.
Gestorías: el caso de uso más completo
Las gestorías tienen un perfil documental similar al de los despachos profesionales pero con mayor volumen y diversidad. Contratos con clientes empresa para servicios de gestoría laboral, fiscal y contable; autorizaciones para actuar ante organismos (AEAT, Seguridad Social, Tráfico, Registro); poderes simples para gestiones que no requieren poder notarial; contratos laborales de los clientes de la gestoría... Todo esto puede gestionarse con firma electrónica.
El plan PRO para gestorías con cartera amplia
Una gestoría con 50 o 100 clientes empresa puede gestionar toda la documentación contractual de esos clientes desde el panel PRO de firmaSimple. El gestor documental con búsqueda por nombre de cliente o referencia del expediente, la agenda de contactos con autocompletado y el acceso para hasta 3 miembros del equipo son las funcionalidades más valoradas en este perfil. Los emails de firma con el logo de la gestoría refuerzan la imagen profesional ante los clientes empresas.
La digitalización como ventaja competitiva en el sector legal tradicional
En un sector donde la mayoría de los despachos siguen trabajando con papel, la gestoría o el despacho que ofrece gestión documental completamente digital tiene una ventaja competitiva real, especialmente para captar clientes empresas jóvenes y startups que esperan ese nivel de digitalización de todos sus proveedores de servicios.
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